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部下とのコミュニケーションを劇的に変える、5つのシンプルな処方箋

COACHIG DOJO編集部
2021.03.30 / 19 min read

この記事の監修者
濱崎 翔吾(銀座コーチングスクール認定コーチ)

東京大学経済学部経営学科在学中。大学では、心理学や心理療法、チームビルディングなどについて学ぶ。スタートアップ数社でのインターン経験、Youtubeでの情報発信経験を経て、ステラー株式会社にジョイン。現在はコーチングを通して多くのクライアントの目標達成を支援している。

コーチングの真価をわかりやすく伝え、みなさんのコーチングとの”出会いの場”を創出いたします。

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上司として仕事の成果をあげるためには、一人一人の部下が指示を守り、同時に自発的に動ける人材になることが重要です。 「部下がもっとやる気をもってくれたら…」「部下が指示通り動いてくれたら…」 上司として、このような不満を持っている方も少なくないはず。

そこで今回は、上司として部下をマネジメントする筆者の経験も交えつつ、部下とのコミュニケーションを改善する具体的な5つの方法をご紹介します。

上司が「やってはいけない」ことやコーチングの活用方法もご紹介するので、明日から何をどう改善してコミュニケーションを取ればいいのか、はっきりと見えてくるはず。 部下と上司の間のコミュニケーションを大きく変えるかどうかは、上司であるあなたにかかっています。

あなた自身からコミュニケーションを変えて、成果につながる円滑なコミュニケーションを実現しましょう!

部下とのコミュニケーションを改善するメリット

男の人

部下とのコミュニケーションを改善することで得られるメリットを3つ紹介していきます。

離職率が下がる

部下とのコミュニケーションを改善することで、部下の離職率の改善が期待できるでしょう。部下とのコミュニケーションを改善するやり方としては、コミュニケーションの回数を増やすか、質を上げるかのどちらかになります。

部下に最も近い距離関係で仕事をしている上司とのコミュニケーション回数が少なかったり、コミュニケーションの取り方に問題があると、会社や仕事へのモチベーションが低下する原因になります。

上司と良好な人間関係でコミュニケーションが取れている部下は、上司への貢献意欲や仲間意識が芽生える可能性が高くなるでしょう。

部下の成長が加速する

部下とのコミュニケーションが円滑になることで、部下の仕事に対する悩みや、今後のキャリアプランなどの目標設計もきちんとできるようになるので、部下の成長を加速させることができます。

日ごろの悩みを引き出し、どのように改善していくかを伴奏してあげるコーチングの様な形式でコミュニケーションを取ると、部下のあなたへの信頼度も上がるようになります。

部下の成長によって、上司の評価にも直接つながるので、部下の成長のためにコミュニケーションを改善する意義があるのではないでしょうか。

報連相がより円滑になる

最後に、部下からの報告・連絡・相談がより円滑になり、仕事をスムーズに進められるようになります。ミスが多い部下でも、報告・連絡・相談が円滑な部下であれば、上司がミスの回収をすぐに行えます。

しかし、報告・連絡・相談が遅い部下だと、ミスの回収も遅くなり、仕事全体のスピード感も遅くなります。部下と適切な頻度で、コミュニケーションをきちんと取り、いつでも話しやすい関係性を部下と構築することで、報告・連絡・相談を円滑に行えるでしょう。

部下とのコミュニケーションの5つのポイント

ステップ

部下とのコミュニケーションを取るために必要なポイントを5つ紹介していきます。

部下の話をしっかり聴く

部下とコミュニケーションを取る際に、部下を主語にして話を聞くことに意識を向け、きちんと部下の話を傾聴することに意識を向けてあげます。

話を聞く際は、上司と部下の話す役割を2対8の割合で、部下に「話をさせる」ことが重要です。コーチングの重要な要素として「承認」がありますが、承認とは相手の存在を認めて受け止めることを指します。

相手の話を聞くことは、相手に対する最大の承認になるので、部下に話をさせることで、「自分のことを認めてくれている」と部下は感じやすくなり、自己肯定感が働くようになります。

話しやすい雰囲気を作る

部下に話してもらう必要があるので、部下が話しやすい雰囲気を作ることも非常に重要です。困っていることや悩んでいることを人に相談するには勇気が必要で、話にくいと感じてしまうのが一般的でしょう。

そうならないために、プライベートな内容なども気軽に話すようにしたりして、「上司だけど何でも話しても問題ないんだ」と部下に感じてもらうことが大切です。

部下と話す機会を増やす

話す内容は、仕事の事でもプライベートの事でも問題ないので、コミュニケーションを取る回数が必要です。部下との関わりを増やすことで、自分に対する部下の心理的な負担を少しでも和らげることが大切です。

まずは、上司と部下の対話を通じたコミュニケーションに慣れることで、話しやすい環境を作ることが大切です。

正しく褒める

成果を出した時には「ほめる」ことも大切です。人は褒められると自己肯定感が上がり、モチベーションや意欲がさらに上がると言われています。

具体的なほめ方は様々ですが、成果に至ったプロセスに対してほめてあげることが大切です。プロセスや行動過程に対してほめると、「上司からきちんと評価されている」と部下は感じやすくなります。

また、ほめる時は、周囲のメンバーの前でほめてあげることも大切です。

仕事の目的・ゴールを伝える

仕事の目的や、ゴールを適宜伝えてあげることも大切なポイントです。部下の仕事にどのような目的が存在していて、その仕事を完遂した先のゴールをしっかりと開示することで、納得感をもって仕事に取り組んでもらえるようになります。

仕事の目的やゴールが不明瞭なままだと、なかなか成果が出にくくなり、仕事のやりがいも見えなくなってきます。そうならないためにも、仕事の目的・ゴールを伝えることで、部下自身の目標設計やゴールを設定する際に大きく役立つでしょう。

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信頼される上司になるために避けたほうが良いこと

顔を隠す

仕事を円滑に進めるために重要なことは、部下に信頼されることです。信頼がない状態で仕事を与えてしまうと、細かい報告・連絡・相談の回数が少なくなったり、部下とのコミュニケーションの機会が減ってしまいます。

本章では、部下に信頼される上司になるために、避けるべき内容を4つ紹介していきます。

自分ばかりが喋ること

部下から信頼を得るためには、あなたに頼りたくなる理由が必要です。頼られる上司というのは、部下の話をきちんと傾聴して、部下の話の受け皿となれる人です。

良い上司というのは、「自ら話かけ、自ら話を振り、話を聞く側」に回ります。自分を主語にして喋るのではなく、部下を主語に話をするように心がけましょう。

感情的になること

たとえ、部下がミスや失敗などをしても、頼りにされる上司は感情的になりません。結果だけを見て判断するのではなく、経緯や過程にもしっかり向き合うことで、部下が上司を信頼してくれるようになります。

なんでも教えてしまうこと

部下の困っていることや悩みに対して、答えを教えてしまう上司がいます。しかし、答えを与え続けることが、本当に部下のためになっていることでしょうか。

人は失敗を繰り返すことで、その経験から学んで成長していきます。問題やトラブルに対して、部下自身が対処法を考えて道を切り開いていく必要があります。答えを与えるのではなく、自ら考えて答えを出すためのサポート役を担う必要が上司にはあります。

問いただすこと

部下の成功や失敗に関係なく、行動に対して問いただすことはNGです。理由や背景を聞くことは大切ですが、聞き方を誤ってしまうと、問いただす形式になってしまい、高圧的な態度を部下に感じさせてしまいます。

部下とのコミュニケーションにコーチングを活かす方法

上司と部下

部下から信頼を獲得するためには、部下との人間関係の構築は必ず必要です。人間関係の構築に最も有効なのがコミュニケーションになりますが、今回は、コーチングを活用したコミュニケーション方法について紹介していきます。

コーチングとは

コーチングとは、質問や傾聴をしていく中で、相手の潜在的な思考や価値観を探り、内面的な答えを引き出すた手段になります。内面的な自分自身の答えを引き出してあげることで、適切な目標を設定することができるようになります。

コーチングの意味についてさらに詳しく学びたい方は、「これだけ読めば分かる!コーチングの意味をメリット・種類・スキルから解説」の記事を参考にしてください。

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以上の内容をふまえて、コーチングを使った部下のマネジメント方法について紹介していきます。

コーチング型マネジメントとは

コーチングの概念や考え方を活用したマネジメント方法をコーチング型マネジメントと呼びます。コーチング型マネジメントの効果は、部下やメンバーが「能動的に自ら考え、動く力を身に着けられるようになる」という状態になることです。

仕事の成果や目標達成を目的としたマネジメントではなく、成果や目標達成を自発的に達成するための能力を身に着けることが、コーチングマネジメントの目的です。

これまでのマネジメント手法である、上司の指示や命令に従う形式では、部下への期待値以上の成果を出すことに限界がありました。しかし、コーチング型マネジメントにより、成果を出すためにどのような行動を取るべきかを部下が自発的に考えられるようになり、期待以上の仕事の成果を出せるようになります。

このような観点から、近年ではコーチング型マネジメントが注目されています。

職場での実践アイデア

コーチング型マネジメントを実施するには、部下との信頼関係の構築が絶対不可欠です。信頼関係がない状態でコーチングを実践しても、部下の内面的な部分を引き出すのには難しく、コーチングがほとんど機能しないからです。

実際のやり方としては、以下の手順に沿って順に解説していきます。

  1. 週に一度、30分程対話の時間を設ける
  2. テーマを部下に決めてもらい、部下の内面的な部分を引き出していく
  3. 毎回の対話の後に、次の行動と期日まで落とし込んでもらう
  4. 毎回の対話の時間で、行動の振り返りをして、また次の行動まで落とし込む

1については、部下と上司が対等な関係で行うことが大切です。先輩⇔後輩という上下関係や高圧的な態度を取ってしまうと、部下は委縮して内面的な部分を話してくれません。

また、対話をしている時間に、PCや携帯で他の作業をすることはNGです。マネジメントの職位についている上司は、何百通の営業メール、社内業務の承認/確認メール、顧客からのメール、新卒/中途の面談/面接対応、マネージャー会議、上層部会議などの対応業務が多く非常に忙しいでしょう。

しかし、部下の内面を引き出す際に、「ながら作業」では絶対に引き出すことはできないので、きちんと向き合うことが大切です。

2については、コーチングの目的が部下の自発性の能力開発を行うことが目的なので、部下にテーマを決めてもらうのが良いでしょう。どうしても、部下自身でテーマを決めることが難しければ、仕事上での悩みなどから入るのが良いでしょう。

3については、自発性を促すために、次の対話までの行動と期日を決めてもらいます。自分で決める練習を行い、意思決定をすることに慣れてくると、自ら決めることが当たり前の行動として習慣化されてきます。

4については、「行動した結果がどのような状態になって、どのような気づきを得たか。また、その気づきから何を学ぶことができるのか。」という振り返りが非常に重要です。

この時に注意が必要なのは、振り返る内容やその内容に紐づく理由が、きちんと接続しているかを、上司がサポートすることが必要です。

コーチングとティーチングの使いわけが部下の成長を左右する

skill

コーチングとよく比較される考え方としてティーチングがあります。2つの違いを理解して使い分けをすることができると、部下との1on1やコミュニケーションの質が上がり、部下の成長もより期待できるでしょう。

コーチングとティーチングの違い

コーチングとは、質問や傾聴をしていく中で、相手の潜在的な思考や価値観を探り、内面的な答えを引き出すた手段になります。内面的な自分自身の答えを引き出してあげることで、適切な目標を設定することができるようになります。

ティーチングとは、目標を達成するために必要な知識や学習プロセスを相手に「教える」ことがメインになります。

コーチングが目標を「引き出す」のに対して、ティーチングでは、目標達成に必要な知識などを「教える」ことがメインになります。

コーチングとティーチングの違いについてさらに詳しく学びたい方は、「なぜあなたの部下は育たない?ティーチング・コーチングの違いと使い分け」の記事を参考にしてください。

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コーチングのメリット・デメリット

メリットデメリット

コーチングのメリット

コーチングのメリットとしては、次のような内容があります

  • 能動的に、提案したり意見を述べる能力が上がる
  • 未来志向で物事を考えるようになる
  • 目標達成するための方法を、自ら考えるようになる

コーチングを行うことによる最大の効果は、「問題に対して自発的に解決できる能力がみにつく」ことにあります。ティーチングでは、「問題を解決するための答えを教えますが、コーチングでは答えは掲示されません。

また、将来的に育成に関与するだろう人にとっても、コーチングを受けることでも次の様なメリットがあります。

  • 部下への接し方がわかるようになる
  • どのような聞き方をすれば、話を引き出せるようになる
  • 信頼関係を人と構築するには、どのような情報をどのように聞き出したらいいのか

このように、コーチングのメリットとして、部下の育成以外にも、次世代のリーダーや幹部候補を育てられるようになります。

コーチングのデメリット

コーチングのデメリットは、次のような内容になります。

  • 複数を相手に行えない
  • 効果が出るまで時間がかかる
  • 効果が出るスピードが人によってバラバラ
  • 具体的な費用対効果がわかりにくい

コーチングは、1on1で行うので研修形式で複数を同時に相手することができません。また、一人一人に対して行うため、引き出せる情報量の粒度や進捗度がバラバラになるので、人によって効果が出るまでの時間は差が出ます。

効果が早く出る人でも、早くて半年後~1年後になるので、具体的な費用対効果が見えにくくなってしまいます。

ティーチングのメリット・デメリット

教える
Female teacher giving a lecture showing presentation on whiteboard.

ティーチングのメリット

ティーチングのメリットは以下のような内容になります。

  • 複数の相手を同時に行える
  • 緊急の対応に活用できる
  • 成果が出るまでが早い

ティーチングの大前提として、「答えを教える」「知識を教える」ことになるので、複数相手でも人に問題ありません。答えを教えるという点では、緊急の対応時に活用でき、成果が出るまでのスピードが速いので、費用対効果もコーチングよりかは分かり易いでしょう。

ティーチングのデメリット

ティーチングのデメリットは以下のような内容になります。

  • 自発的に問題を解決する能力は身に付きにくい
  • コミュニケーション能力や関係性の改善にはつながらない

ティーチングは一方的に「教える」ことになるので、受け身の姿勢が基本的です。基礎的な知識を学ぶ前提であれ場問題ありませんが、ケースで発生する問題に自ら対応していく能力を身に着けるのは難しいでしょう。

コーチングのように、双方向のコミュニケーションは発生しないので、個人の価値観や個性に沿った能力開発は非常に難しいです。優れた人材の育成に注力したいのであれば、ティーチングだけではなく、コーチングの要素も取り入れることが必要でしょう。

まとめ:上司自ら接し方を変えて、部下とのコミュニケーションを改善しよう

上司と部下

いかがでしたでしょうか。今回は部下とのコミュニケーションで重要なポイントに触れながら、コーチングを活用したマネジメント方法を紹介してきましたが、部下とのコミュニケーションの問題の原因は、必ず上司に起因しているケースが多いです。

まずは、上司のこれまでの取り組みを改善して部下との関わり方を変える事が優先です。部下への責任追及は決してせずに、自責の念を強く持って部下への接し方を改善していきましょう!

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